Comprovantes no Google Drive

Finalidade e autorização

Após autorização pela conta Google corporativa da Pizzaria Holanda, o Holanda Control poderá acessar a pasta de comprovantes selecionada para criar, armazenar e recuperar originais de pagamentos da própria empresa. Esses arquivos serão usados na Caixa de Entrada para revisão humana e uso posterior no fluxo financeiro e no DRE.

A autorização prevista usa o escopo https://www.googleapis.com/auth/drive.filepara acessar os arquivos autorizados para esse fluxo. Não está previsto solicitar acesso geral a todo o Google Drive.

Dados utilizados

Os originais podem ser PDFs ou imagens enviados como comprovantes. O sistema consulta o arquivo, seu identificador, tipo, tamanho, localização e permissões no Drive. No banco do Holanda Control, registra metadados, hash SHA-256, data de recebimento, usuário, estado do item e eventos de auditoria. O nome original do arquivo também permanece no registro interno.

O sistema verifica os bytes recuperados contra o hash e o tamanho registrados antes de disponibilizar um original. A rejeição de um item preserva o arquivo e o registro para auditoria.

Acesso e compartilhamento

Quando a função estiver ativa, a recuperação dos comprovantes no Holanda Control será feita por meio do backend, conforme as permissões do usuário e o grupo financeiro. A conta Google corporativa administra separadamente quem tem acesso direto à pasta no Drive. O sistema não cria links públicos permanentes para os arquivos. Não vendemos nem compartilhamos comercialmente esses dados e não os usamos para publicidade.

Quando habilitado, o original será armazenado no Google Drive da conta corporativa; os metadados e a auditoria permanecerão no ambiente do Holanda Control. A credencial de acesso será configurada no ambiente do servidor, fora das páginas públicas.

Leitura automática, quando habilitada

Quando a leitura automática estiver habilitada, o Holanda Control poderá enviar à API da OpenAI o texto extraído ou a imagem/PDF do comprovante para identificar dados do pagamento e sugerir o preenchimento de um rascunho. O documento pode conter nomes, CPF/CNPJ, valores e dados bancários. Também podem ser enviados nomes e identificadores de centros e categorias ativos do grupo para limitar as sugestões ao cadastro autorizado.

O original permanece no Google Drive corporativo, sem link público para o processamento. O Holanda Control conserva as análises derivadas e as alterações feitas pelo operador para auditoria, com acesso conforme o grupo e as permissões do usuário. As sugestões exigem revisão humana e, nesta etapa, não criam lançamentos ou rateios financeiros no DRE. A rejeição não exclui automaticamente o original.

A requisição de análise solicita à OpenAI que não armazene a resposta para recuperação pela aplicação. Isso não significa retenção zero: o tratamento e a retenção pelo provedor seguem os controles aplicáveis à API e à conta utilizada. A leitura automática depende de habilitação explícita no ambiente autorizado.

Contato e atualização

Para dúvidas sobre este uso do Google Drive ou sobre um comprovante da empresa, escreva paraholandapizzaria@gmail.com. Se a finalidade ou o acesso aos dados do Google mudar, esta política deverá ser atualizada antes desse novo uso.